I rischi da evitare per volantinaggio e occupazione suolo pubblico
Le attività di street marketing che svolge l’agenzia promoter permettono al brand di uscire dagli scaffali e di atterrare direttamente nelle mani dei consumatori attraverso l’impiego di Promoter e Hostess. Significa andare incontro al proprio target di riferimento e sorprenderlo facendosi trovare dove abitualmente lo stesso consumatore non è abituato ad incontrare il brand. Inoltre, la visibilità che portano questo tipo di servizi è molto alta. Basti pensare che durante tutto il giorno migliaia di persone sono sollecitate, cosi come la loro attenzione, a ricordarsi del brand, del prodotto oppure del servizio. E questo non accade all’interno del punto vendita.
Sugli scaffali tutti noi ci soffermiamo – spesso per pochi istanti per mancanza di tempo – al cospetto dello stesso prodotto offerto da più aziende diverse tra loro. Nel caso di attività con Promoter l’utente è sollecitato su un solo brand. E questo si ripete ogni giorno con migliaia di consumatori che ricevono il flyer promozionali dalle Promoter e Hostess oppure vengono invitati a visitare uno stand allestito in una piazza.
Diviene cosi’ importante essere organizzati per poter gestire le documentazioni necessarie, sapere come si preparano le varie planimetrie e relazioni tecniche, conoscere i tempi e le zone interdette, cosi come tutte gli accessi alle piazze, l’iter dei recall da effettuare ai vari uffici, ove è necessario richiedere l’accesso alla ZTL, in quale ufficio è necessario presentarsi fisicamente ecc.
Non è una storia semplice…
Strutturare dei progetti in modalità outdoor non è facile ed immediato specialmente per le aziende che non sono abituate ed organizzate per farlo. Nel caso si voglia allestire nelle piazze è infatti necessario richiedere l’ Occupazione di Suolo Pubblico (OSP) al comune interessato, così come è necessario ricevere l’autorizzazione per la distribuzione di volantini o la distribuzione di gadget e campioni omaggio. L’ agenzia Hostess, se in possesso del know-how necessario, può fungere da braccio operativo e gestire interamente tutto il processo di richiesta delle autorizzazioni.
Occupazione Suolo Pubblico
Ottenere l’Occupazione del Suolo Pubblico significa avere a disposizione dal Comune una certa area pubblica ben delimitata. Questo spazio è generalmente concordato con gli uffici comunali preposti e prevede un canone di “affitto” che è codificato in base all’ampiezza di superficie che si richiede (Euro al Mq). Ogni comune prevede uno specifico iter di richiesta, cosi come una specifica documentazione da presentare (planimetrie, relazioni tecniche degli stand, ecc) oltre ad un diverso canone da pagare. In PromoHostess curiamo tutti gli aspetti a quattro mani con i nostri clienti preparando la documentazione, facendo in modo che questa sia corretta e consona alle richieste del singolo Comune.
Volantinaggio & Sampling
Non meno complesso e rapido è il tempo necessario per preparare e presentare la documentazione per effettuare Volantinaggio sul suolo pubblico: sbrighiamo noi di PromoHostess le pratiche presentando le istanze che permettono di distribuire i materiali promozionali (brochure, volantini, samples di prodotto, gadget). Si deve dichiarare l’elenco di vie/zone ove si intende operare. Il match tra le zone che si vuole coprire, il numero di persone che prevediamo di impiegare ed il numero dei giorni di attività concorrono al totale costi da sostenere. Sarà il comune a validare o meno l’istanza presentata. Purtroppo gli elenchi comunali delle zone interdette al Volantinaggio – cosi come le modalità di richiesta – non sono aggiornati ed il rischio è quello di vedersi bocciare la richiesta senza nessun dettaglio sulla motivazione.
Per ovviare a questo PromoHostess offre ai propri clienti un database di sintesi di tutte le documentazioni, delle zone interdette, delle tempistiche e costi necessari per i principali capoluoghi di provincia italiani. Oltre a questo anche dei “tricks”, sviluppati semplicemente grazie all’esperienza, sono molto utili per ricevere l’autorizzazione dei permessi di Volantinaggio e Occupazione Suolo Pubblico. Richiedere quotidianamente queste autorizzazioni ci ha fatto conoscere dai vari uffici tecnici dei principali comuni italiani. Il tutto garantisce il risultato richiesto dal committente e semplifica il nostro lavoro. E forse lo semplifica anche ai nostri interlocutori nei vari uffici che possono scorrere velocemente la documentazione inoltrata da PromoHostess sapendo che è conforme a quanto richiesto.
Tempi biblici all’ufficio comunale!
Purtroppo la complessità di queste richieste si va a sommare alle innumerevoli variazioni riportate nelle ordinanze comunali che cambiano anche ogni 3 mesi. Inoltre è molto importante conoscere il come presentare le domande per far in modo che non siano respinte. Sembra tutto molto facile ma non lo è affatto! Per questi motivi è necessario avere un database strutturato delle procedure e dedicare molto tempo nei recall ai comuni. Alcune volte è anche necessario doversi recare personalmente all’ufficio competente (PromoHostess invia dei propri incaricati di esperienza, Team Leader e Supervisori). Dunque molto tempo da dedicare nelle lunghe attese nella sala di aspetto dell’ufficio comunale.
Valutare queste attività come rapide – se non si ha esperienza – è il più frequente errore nel quale cade alcune volte la committente che, in una fase iniziale del progetto, preferisce procedere direttamente senza il nostro supporto, “basta mandare qualcuno all’ufficio in comune”. Beh no, in alcuni casi anche fosse sufficiente inviare una persona all’ufficio comunale, impiegherebbe comunque moltissimo tempo (una mattina intera oppure tutto il pomeriggio), aspettando in fila il proprio turno.
Di quanto tempo necessito per presentare una istanza?
I tempi generalmente variano in funzione della grandezza della città. Nel caso di Occupazione Suolo Pubblico i tempi possono variare da pochi giorni fino a 90 giorni, in attesa di ricevere il benestare e poter procedere. Purtroppo spesso, la risposta del comune, viene comunicata solo alcuni giorni prima dell’attività rischiando di mettere in crisi l’organizzazione e la logistica dell’evento. Per ovviare a questo, in virtù di rapporti consolidati, PromoHostess riesce ad avere feedback da parte dei comuni solo dopo alcuni giorni.
Per bypassare a questi lunghi tempi alcune agenzie di promozioni preferiscono non richiedere i permessi (soprattutto per il Volantinaggio) mettendo i clienti in una situazione di rischio e di co-responsabilità. Fare Volantinaggio senza permessi può sembrare poco rischioso ma in realtà il danno è sempre e comunque superiore al tempo da dedicare alla compilazione dei documenti cosi come ai costi da sostenere. Per chi è effettua l’attività senza i permessi, oltre alle sanzioni amministrative (minimo 400 Euro), è prevista l’interruzione dell’attività e dover cosi buttare via i materiali prodotti. Ma il danno maggiore è un altro: il danno d’immagine che il Brand XY subisce (“il Brand XY ha deciso di essere irregolare”). Per questo PromoHostess svolge le attività solo e soltanto richiedendo le autorizzazioni ai comuni.
Sono autorizzazioni obbligatorie?
Anche per i comuni nei quali non è richiesto il canone è obbligatorio effettuare la richiesta e/o dichiarazione di attività seguendo l’iter previsto. Queste attività sono intese come pubblicitarie e, che sia condivisibile o meno, soggette a regolamenti e relativi costi. Difficilmente si può passare inosservati con Occupazione Suolo Pubblico (temporary shop, stand, gonfiabili, gazebi, trucks, ecc). Contrariamente si può pensare che il Volantinaggio non dia nell’occhio ma non è cosi; in primis perché effettuiamo Volantinaggio proprio per dare visibilità al prodotto o servizio.
A prescindere dal fatto che si tratti di autorizzazioni obbligatorie il nostro consiglio è sempre e comunque attenersi ai regolamenti. In questo l’agenzia ben attrezzata e strutturata (con il necessario know-how) può supportare il Brand committente al meglio.
Alcuni esempi
Seguono esempi per alcune città italiane a semplice titolo esemplificativo; si sono evidenziate cosi le principali diversità tra i comuni e le loro procedure.
Volantinaggio Roma
La procedura standard è la stessa per tutta la città ma ci sono delle variazioni nella documentazione per ciascuno dei 15 municipi. A Roma, diversamente dal 99% dei comuni italiani, il canone è fissato in base al numero di flyer, gadget e campioni omaggio che si intende distribuire. Per ottenere l’autorizzazione sono necessari 10 giorni lavorativi
Occupazione Suolo Pubblico Milano
La richiesta del Comune prevede di integrare, oltre alla documentazione standard, una relazione tecnica specifica ed una relazione sull’evento che lo inserisca all’interno della programmazione delle manifestazioni. Per ottenere l’autorizzazione sono necessari 15 giorni di tempo più 30 giorni per ricevere il benestare.
Volantinaggio Firenze
Le restrizioni presentate nelle ultime ordinanze hanno indentificato molte zone del comune come interdette alle attività di Volantinaggio. Parallelamente è stato creato un elenco di vie e piazze ove è possibile operare. Inoltre la procedura prevede firme elettroniche e una lista cospicua di documenti da preparare. La tempistica per ricevere l’autorizzazione è immediata ma, per preparare tutte le scartoffie, sono necessari almeno 2 giorni.
Occupazione Suolo Pubblico Torino
Il comune ha stipulato una lista di Piazze ove è possibile concordare ed ottenere (in base alle caratteristiche dell’attività e dello stand) l’autorizzazione all’occupazione. E’ necessario compilare una lunga serie di documenti, relazioni tecniche, planimetrie e render. Per ottenere l’autorizzazione sono necessari 40 giorni.
Volantinaggio Milano
E’ necessario presentare la documentazione standard che rispetti tutte le normative, le zone e le modalità di distribuzione previste nel regolamento. Inoltre, è necessario presentarsi fisicamente all’ufficio competente per far approvare l’istanza e l’ipotesi costi per poi ritirare in un secondo momento, se tutto è stato approvato, l’autorizzazione. Per la richiesta sono necessari pochi giorni e si può procedere anche oggi per domani.
Occupazione Suolo Pubblico Roma
Ciascun quartiere/municipio della capitale ha una propria procedura, tempi e modalità per il rilascio dell’autorizzazione di Occupazione Suolo Pubblico (OSP). E’ necessario presentare la documentazione standard (planimetrie, relazioni, render ecc) dopo aver concordato con l’ufficio competente, in fase di pre-richiesta, in quali zone/piazze si intende allestire lo stand.