Hostess ECM per congressi

I servizi di accoglienza con Hostess sono richieste dalle aziende che hanno bisogno di un supporto operativo nei giorni di evento; ovvero incrementare, a tempo determinato, il proprio organico. Per i congressi vengono impiegate Hostess e Steward per lo stesso motivo. Inoltre per i congressi medici e farmaceutici la richiesta alle agenzie di Hostess è di poter disporre di profili ECM.

Beh niente di cosi complicato: Educazione Continua in Medicina. La Hostess che è chiamata a lavorare in un congresso ECM dovrà eseguire una serie di mansioni e procedure specifiche previste per questa tipologia di congressi.

Questi tipi di congressi sono organizzati per fornire una formazione ai medici professionisti. Gli stessi sono chiamati a formarsi costantemente durante tutto l’anno al fine di raggiungere un numero di crediti di aggiornamento stabili dal competente Ministero. Durante questi incontri sono previsti alcuni passaggi obbligatori che hanno l’obiettivo di formalizzare e testimoniare che il singolo medico ha appreso questo aggiornamento e che questo garantisce a lui di aggiudicarsi N crediti.

Dunque le procedure di gestione di questi congressi, le direttive da seguire, le modalità di verifica del livello di apprendimento dei contenuti condivisi e l’attestare il superamento del breve questionario di fine giornata, sono descritti dal Ministero. Queste mansioni prevedono particolari passaggi e procedure che non tutte le Hostess conoscono. Per questo le agenzie hanno bisogno di Hostess ECM capaci e competenti per eseguire tutti i processi e procedure necessarie.

Congressi con Hostess ECM

Prima di tutto i materiali con cui hanno a che fare la Hostess ECM sono specifici e vanno saputi gestire tutti:

• Il registro delle presenze: attesta che il medico Mario Rossi è presente al corso di aggiornamento. Il registro prevede di far firmare ogni singolo medico specificando l’orario di arrivo dello stesso. Generalmente la Hostess ECM indica sul registro l’orario di inizio del corso
• Attestati di partecipazione: sono pre-compilati e vengono preparati dall’ agenzia che incarica la Hostess ECM. Al termine del corso la Hostess ECM dovrà scrivere il nome e cognome su ogni attestato che sarà consegnato soltanto alla fine del corso, prima che il medico firmi nuovamente il registro presente in “uscita”.
• Questionario di verifica: è il questionario che la Hostess ECM avrà ricevuto dall’agenzia e che consegnerà ai partecipanti quando il Relatore avrà finito la propria lezione. Generalmente viene consegnato 30 o 40 minuti prima della fine della giornata in modo che una volta compilato il singolo medico, una volta consegnato il proprio test alla Hostess, possa ritirare il proprio attestato di partecipazione.
• Card che attesta i crediti.

Lo sviluppo della giornata è standard, ovvero un normalissimo servizio di Hostess o Steward congressuali. L’unica differenza è, come detto, la gestione dei materiali e procedure per l’accreditamento ECM.

Dunque la Hostess deve occuparsi di tutti gli aspetti del servizio come accade in molteplici congressi: dall’accoglienza iniziale (che prevede anche la firma del registro presenze), al supporto durante tutta la giornata sia per i partecipanti che per i relatori.

Dovrà gestire, se previsto, il servizio in sala con i microfoni ed assistere alla plenaria in disparte, pronta ed essere chiamata in causa su richiesta dei partecipanti.

Al termine del congresso consegna gli attestati di partecipazione (che avrà dovuto far firmare precedentemente al Relatore/i nello spazio indicato nell’attestato cartaceo), ritirerà i questionari di verifica e farà molta attenzione a far firmare il registro presenze in uscita.

L’aspetto del registro è fondamentale, sia in entrata che in uscita. Infatti tutto il materiale viene raccolto dalla Hostess a fine congresso e poi sarà spedito dall’agenzia al Ministero per le verifiche formali che garantiscono al medico la registrazione dei crediti del corso. Se nel registro dovesse mancare la firma di un medico partecipante, in entrata e/o in uscita, a quel medico il Ministero non può riconosce i crediti. Anche se questo ha compilato il questionario ed ha ricevuto l’attestato di partecipazione.

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