I grandi eventi MICE: solo Hostess e Steward esperti grazie al nostro database

Eventi corporate nazionali: Hostess e Steward

In occasione dei grandi eventi, sono principalmente tre le figure funzionali in grado di supportare il personale interno nella buona riuscita ed organizzazione di una fiera, evento o congresso:

• Hostess
• Steward
• Tour Leader 

I servizi di Hostess, Steward e Tour Leader in occasione di grandi eventi per aziende, fiere e congressi sono molto importanti per garantire un’esperienza positiva ai partecipanti e per assicurare il corretto svolgimento dell’evento. Si tratta di professionisti con comprovate esperienze che hanno il compito di svolgere diverse funzioni chiave durante tali occasioni.

Le Hostess sono solitamente responsabili dell’accoglienza e dell’assistenza dei partecipanti. Questo, può includere il controllo degli ingressi, l’assegnazione dei badge o dei pass d’accesso, l’indicazione delle direzioni e l’assistenza generale per qualsiasi necessità.

Anche perché le Hostess rappresentano l’immagine di un’azienda o di un evento; e devono necessariamente avere un aspetto professionale e una buona capacità comunicativa. Ovviamente è possibile far lavorare una cugina o un fratello all’evento della nostra azienda; ma non è proprio così!

L’esperienza, le competenze e la conoscenza delle dinamiche degli eventi non si imparano rapidamente e sicuramente non si improvvisano.

Inoltre è chiaro che alcune volte i Project Manager delle aziende non hanno una grande voglia di stare per ore in piedi, fuori dal proprio ufficio, lontano dalla propria scrivania per improvvisarsi “special Hostess o Steward per un giorno… o per pochi giorni!”

Anzi, sappiamo benissimo che la parte più gradita ai partecipanti (organizzatori) di un evento corporate è il programma sociale: la visita al museo, la cena di gala, la festa e l’open bar! Perché è una simpatica occasione di vivere un momento “lavorativo” diverso, di svago condividendolo con i propri colleghi al di fuori della classica pausa caffè alla macchinetta nel corridoio.

Ma prima di arrivare alla cena di gala ce ne sono di ore (otto, dieci, dodici…) dove un Project Manager deve presidiare (come se fosse una Hostess oppure uno Steward) un desk di accoglienza, lo stand in fiera, la reception per la registrazione partecipanti ecc.

E passare tutta la giornata svolgendo compiti che non sono propriamente inseriti nel mansionario aziendale, stando per giunta in piedi per ore, parlando con visitatori e partecipanti che spesso non sono l’interlocutore quotidiano del Project Manager, può effettivamente risultare stancante e magari poco motivante.

Sveliamo un segreto: è proprio per questo – evviva! – che esistono le agenzie di Hostess  che forniscono personale “Light” di supporto alle aziende; in occasione di loro eventi: una forza lavoro a tempo determinato.

Detto delle Hostess, gli Steward hanno il compito di gestire i flussi, aree di accesso e garantire che i partecipanti rispettino le norme di sicurezza. Queste figure sono spesso “addestrate” per affrontare situazioni di emergenza e per fornire assistenza in caso di necessità.

I Tour Leader, invece, sono responsabili dell’organizzazione e della guida di gruppi di partecipanti in occasioni come fiere e congressi. Devono essere in grado di fornire informazioni sul programma dell’evento, di rispondere alle domande dei partecipanti e di condurli attraverso le diverse attività previste. Ma non solo, hanno anche il compito di coordinare gli spostamenti e garantire che il gruppo si muova in modo efficiente da un’attività ad un’altra.

Le tipologie di eventi MICE

I profili Hostess, Steward e Team Leader sono impiegati in mille eventi, tutti diversi l’uno dall’altro. Ma in realtà tutti gli eventi appartengono certamente a poche macro categorie:

• Eventi Aziendali e Corporate
• Fiere
• Congressi
• Eventi Promozionali

In tutti questi anni PromoHostess ha supportato migliaia di aziende durante i loro eventi attraverso la fornitura di staff professionale; altra strategie e mezzo di comunicazione, scelto dalle aziende clienti di PromoHostess, per affermare e rafforzare il Brand Awareness.

In passato PromoHostess ha supportato aziende come Ferrari in occasione degli eventi del “Natale Ferrari”, dedicato ai soli dipendenti ed al “Ferrari Family Day”. In ciascuna di queste occasioni, per 2 anni consecutivi, sono state impiegate 88 risorse tra Hostess, Steward e Coordinatori.

In occasione degli eventi per le sfilate di Chanel, PromoHostess ha garantito tutti i servizi di accoglienza e transfer tra aeroporti, stazioni, hotel e le sedi degli eventi: dipendenti, ospiti, celebreties, giornalisti, addetti ai lavori ecc. impiegando 37 Hostess, Steward e Tour Leader per 5 giorni consecutivi.

Anche per eventi commerciali come le fiere PromoHostess è operativa costantemente per tutto l’anno:

• Hostess per Fiera Cersaie di Bologna
• Hostess e Steward, oltre ai numerosi runner e driver impiegati, per il  Salone del Mobile di Milano  e Fuori Salone

Con i propri servizi di accoglienza, impiegando esclusivamente profili professionali interni al proprio database di proprietà – e formati adeguatamente dai nostri Account responsabili di ciascun progetto – abbiamo operato anche in occasione di altri grandi eventi.

Durante gli Europei di calcio 2020, svolti nell’estate del 2021 a causa della pandemia, PromoHostess ha fornito Hostess e Steward  per Qatar Airways e per lo stand di Hisense. Due giganteschi stand allestiti in Piazza del Popolo a Roma come temporary store di vendita ed intrattenimento dei prospect con device tecnologici, realtà virtuale e molte altre attività ludiche, ovviamente a tema sportivo e calcistico.

PromoHostess è presente anche in occasione di grandi eventi sportivi, con servizi di Field & Trade Marketing fuori dagli stadi (per distribuzione campioni omaggio, recupero contatti Lead, distribuzione sample di prodotto, gadget ecc.) ma anche con i servizi di accoglienza interni agli stand in occasione di manifestazioni sportive, grandi concerti e show internazionali.

Le responsabilità di Hostess, Steward e Promoter

E’ importante evidenziare che le responsabilità esatte delle Hostess, Steward e Promoter all’interno dei grandi eventi, possono variare a seconda dell’evento specifico e delle esigenze dell’azienda cliente. Possono essere richieste competenze di comunicazione, relazioni pubbliche, gestione dell’accoglienza e dell’organizzazione, oltre a una buona conoscenza dei prodotti o dei servizi promossi, nel caso degli Eventi Promozionali.

Come ad esempio in occasione di manifestazioni a carattere sportivo sopra indicate.

Ma come riusciamo a scegliere le persone giuste in base all’evento specifico e alle esigenze delle aziende clienti?

Durante il processo di selezione, i nostri Account, specialisti della selezione e formazione delle risorse umane e sicuramente non esperti di comunicazione e pubblicità, valutano le competenze richieste per un evento specifico seguendo uno specifico iter di griglie per la selezione, ed altrettanto specifici protocolli per la formazione delle figure professionali di Hostess e Promoter che operano nel settore eventi e/o delle iniziative di Field & Trade.

Come ad esempio la capacità di comunicazione, la conoscenza di determinati settori o prodotti, la capacità di gestire situazioni potenzialmente complesse o stressanti.

L’obiettivo che ci prefissiamo è quello di fornire personale qualificato che possa svolgere il proprio ruolo in modo efficace ed efficiente, garantendo un’esperienza positiva per i partecipanti all’evento.

Un reale supporto, concreto, esperto e professionale nel caso di servizi di accoglienza con Hostess MICE per eventi, fiere e congressi.

Oppure un servizio di Promoter che sia realmente profittevole per il brand.

E arrivati fin qui, vi starete chiedendo come facciamo a livello operativo…

PromoHostess dispone di un database di personale qualificato, che ci consente di selezionare i profili più in linea con le specifiche di ciascun singolo evento (e/o in riferimento agli obiettivi da raggiungere per le attività promozionali); in base alle specifiche richieste di ciascun evento, risparmiando tempo e facilitando il processo di reclutamento e selezione.

In questo modo, siamo in grado di garantire personale professionale, ben preparato e adatto al ruolo assegnato alle aziende clienti. Il tutto, al fine del successo complessivo dell’evento stesso. Da Aosta a Lampedusa, senza confini, la nostra rete di professionisti copre tutto il territorio nazionale.

 

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