Perché avvalersi di figure di supporto come Hostess e Promoter nei giorni di Fiera?

La Hostess fiera è una figura professionale che affianca lo staff dell’azienda organizzatrice dello stand che spesso ha una valenza promozionale, di accoglienza, di immagine e commerciale. Durante i giorni di fiera la funzione principale delle Hostess e Steward è quella di accogliere i visitatori che si recano allo stand cosi come dare supporto a 360 grandi allo staff organizzatore.

Le attività e il come svolgere le mansioni vengono definite, generalmente, nel momento del briefing: una rapida ed approfondita riunione di formazione iniziale tenuta dal responsabile – dello stand – in loco, dunque personale dell’azienda nostra cliente ma, alcune volte, anche da noi dell’agenzia. Nei briefingsi forniscono tutte le notizie ed informazioni necessarie per svolgere al meglio (efficacemente, diremo) il lavoro. Un rapido mansionario per i giorni di fiera specifico per Hostess Steward Team Leader ecc

Allo stand Steward Interpreti e Promoter si occupano di indirizzare le persone e visitatori, distribuiscono e descrivono i programmi della giornata, la logistica della fiera e sono il primo supporto ai partecipanti: la “prima accoglienza”. Inoltre le Hostess sono deputate alla registrazione delle anagrafiche, distribuzione dei badge, recupero leads e gestione del mini bar ecc

Perché avvalersi di figure di supporto come Hostess e Promoter nei giorni di Fiera?

Nelle principali fiere come Pitti Firenze, EICMA Milano, Fiera MUDEC, il Motor Show Bologna, Vinitaly ed altre fiere la giornata di lavoro è spesso molto serrata e le Hostess devono restare a disposizione per tutta la durata della manifestazione (che generalmente ha orari “standard” dalle 9:00 alle 18:00) ed essere tempestiva nell’intervenire in caso di necessità. Infatti può anche accadere che le Hostess, cosi come tutto il personale di stand, debbano attendere delle effettive necessità in quanto i flussi dei partecipanti, spesso, sono intervallati in modo regolare e trasversale durante la giornata. Ci si troverà cosi ad avere dei picchi di flusso. Infatti l’ultimo giorno di fiera i contatti medi che si fanno allo stand hanno un calo superiore al 30%.

Fisicamente è impegnativo presidiare uno stand ed entrare in contatto con centinaia di persone, anche a livello fisico: sono tutte attività che le Hostess e gli Steward svolgono spesso in piedi oltre a dover percorrere avanti e indietro ampi spazi.

Una fiera è una manifestazione in cui si espongono dei prodotti al fine di poterli vendere. Già nel medioevo le fiere si svolgevano nel corso di feste locali e re e principi concedevano l’esenzione da dazi e gabelle, rendendo, così, più convenienti i prezzi delle merci vendute. Questo privilegio creava l’afflusso di compratori, anche dai paesi vicini, attratti dalla possibilità di risparmiare. Anche oggi le fiere sono luoghi di confronto e scambio di idee, prodotti e servizi con lo scopo di vendere.

Lavorare come Hostess o Steward uno stand non deve significare semplicemente sorridere e raccogliere biglietti da visita dei visitatori. Non è dal loro numero finale che si misura il successo di una fiera, ma dalla ricaduta promozionale che l’espositore potrà avere nei mesi successivi. La responsabilità delle hostess, in quest’ottica, è importantissima. Non c’è immagine peggiore per uno stand di quella fornita da personale svagato, annoiato, poco incline alla comunicazione e al lavoro.

Per questo motivo PromoHostess offre ai propri clienti solo Staff che ha già esperienza comprovata in servizi in Fiera; dunque staff che è abituato a lavorarci, che conosce le caratteristiche intrinseche della tipologia di evento, della location e quando è necessario essere al massimo della disponibilità. Basti pensare a quante persone in una sola giornata di fiera possono interrogare la stessa Hostess con le stesse due o tre domande.

Il pubblico, i consumatori e/o partecipanti ad eventi, dovranno ricevere la massima attenzione, esser accolti con cortesia e disponibilità. Il visitatore di una fiera rappresenta a tutti gli effetti un possibile cliente (se non lo è già!), dunque dovrà sentirsi in un contesto di grande affidabilità, perché la presenza o meno presso il vostro stand deriva da importanti motivazioni, personali o aziendali. È suo desiderio trattare con persone competenti, ricevere informazioni pertinenti e precise.

Le aziende richiedono i servizi di Hostess, Interpreti, Promoter e Vendor per presidiare i loro stand in fiera proprio per disporre di una forza di supporto che permetta loro di gestire un numero considerevole di visitatori. Per poter gestire grandi numeriche l’azienda dovrebbe privarsi per diversi giorni di un numero considerevole di collaboratori interni svuotando di fatto i propri uffici e bloccando cosi le normali e necessarie attività quotidiane di sviluppo del proprio business.

Share this article