Eventi corporate nazionali: Hostess e Steward MICE
In occasione dei grandi manifestazioni, sono principalmente due le figure funzionali, oltre alle Hostess per eventi MICE, in grado di supportare la buona riuscita della fiera, evento o congresso:
- Steward
- Tour LeaderÂ
Figure molto importanti per garantire un’esperienza positiva ai partecipanti ma soprattutto per supportare lo staff interno dell’azienda organizzatrice o dello sponsor. Si tratta di professionisti che generalmente hanno comprovate esperienze per svolgere tutte le mansioni tipiche dei servizi MICE.
Controllo degli ingressi, l’assegnazione dei badge o dei pass d’accesso, l’indicazione delle direzioni e l’assistenza generale per qualsiasi necessità .
Gli Steward e le Hostess rappresentano l’immagine di un’azienda o di un evento; e devono necessariamente avere un aspetto professionale e una buona capacità comunicativa. Ovviamente è possibile far lavorare una cugina o un fratello all’evento della nostra azienda; ma non è proprio un approccio professionale!
L’esperienza, le competenze e la conoscenza delle dinamiche degli eventi non si imparano rapidamente e sicuramente non si improvvisano.
Inoltre è chiaro che alcune volte i Project Manager delle aziende non hanno una grande voglia di stare per ore in piedi, fuori dal proprio ufficio, lontano dalla propria scrivania per improvvisarsi “special Hostess o Steward per un giorno… o per pochi giorni!”
Anzi, sappiamo benissimo che la parte più gradita ai partecipanti (organizzatori) di un evento corporate è il programma sociale: la visita al museo, la cena di gala, la festa e l’open bar! Perché è una simpatica occasione di vivere un momento “lavorativo” diverso, di svago condividendolo con i propri colleghi al di fuori della classica pausa caffè alla macchinetta nel corridoio.
Ma prima di arrivare alla cena di gala ce ne sono di ore (otto, dieci, dodici…).Un Project Manager deve presidiare (come se fosse una Hostess) un desk di accoglienza, lo stand in fiera, la reception per la registrazione partecipanti ecc.
E passare tutta la giornata svolgendo compiti che non sono propriamente inseriti nel mansionario aziendale. Stando per giunta in piedi per ore, parlando con visitatori e partecipanti che spesso non sono l’interlocutore quotidiano del Project Manager, può effettivamente risultare stancante e magari poco motivante.
Sveliamo un segreto: è proprio per questo – evviva! – che esistono le agenzie di Hostess . Fornitura di personale “Light” a supporto alle aziende; in occasione di loro eventi: una forza lavoro a tempo determinato.
Detto delle Hostess, gli Steward hanno il compito di gestire i flussi, aree di accesso e garantire che i partecipanti rispettino le norme di sicurezza. Queste figure sono spesso “addestrate” per affrontare situazioni di emergenza e per fornire assistenza in caso di necessità .
Tour Leader per eventi fiere e congressi
Responsabili dell’organizzazione e della guida di gruppi di partecipanti sono i Tour Leader. Devono essere in grado di fornire informazioni sul programma dell’evento, di rispondere alle domande dei partecipanti e di condurli attraverso le diverse attivitĂ previste. Ma non solo, hanno anche il compito di coordinare gli spostamenti e garantire che il gruppo si muova in modo efficiente da un’attivitĂ ad un’altra. Questa loro principale mansione, soprattutto in occasione di trasferimenti da Aeroporti e Stazioni alla sede dell’evento, può rappresentare una criticitĂ se non è gestita da Tour Leader professionali.
L’errore che spesso alcuni clienti vorrebbero commettere è quello di richiedere un profilo di esperienza ma non Tour Leader; questi clienti pensano che una figura esperta di Hostess Eventi MICE abbia le skills giuste per gestire questi trasferimenti. Oltre al trasferimento le Tour Leader sono in grado di gestire le pubbliche relazioni e le diverse esigenze di gruppi di persone, siano questi relatori, VIP, ospiti dello sponsor ecc.
Le tipologie di eventi MICE
I profili Hostess, Steward e Team Leader sono impiegati in mille eventi, tutti diversi l’uno dall’altro. Ma in realtà tutti gli eventi appartengono certamente a poche macro categorie:
- Eventi Aziendali e Corporate
- Fiere
- Congressi
- Eventi Promozionali
In tutti questi anni PromoHostess ha supportato migliaia di aziende durante i loro eventi.
PromoHostess ha supportato aziende come Ferrari in occasione degli eventi del “Natale Ferrari”, dedicato ai soli dipendenti ed al “Ferrari Family Day”. In ciascuna di queste occasioni, per 2 anni consecutivi, sono state impiegate 88 risorse tra Hostess, Steward e Coordinatori Team Leader.
In occasione degli eventi per le sfilate di Chanel, PromoHostess ha garantito tutti i servizi di accoglienza e transfer tra aeroporti, stazioni, hotel e le sedi degli eventi: dipendenti, ospiti, celebreties, giornalisti, addetti ai lavori ecc. impiegando 37 Hostess, Steward e Tour Leader per 5 giorni consecutivi.
Anche per eventi commerciali come le fiere PromoHostess è operativa costantemente per tutto l’anno:
- Hostess Eventi MICE per Fiera Cersaie di Bologna
- Steward e Hostess, oltre ai numerosi Runner e Driver impiegati, per il  Salone del Mobile di Milano e Fuori Salone
Con i propri servizi di accoglienza, impiegando esclusivamente profili professionali interni al proprio database di proprietà – e formati adeguatamente dai nostri Account responsabili di ciascun progetto – abbiamo operato anche in occasione di altri grandi eventi.
Durante gli Europei di calcio 2020, svolti nell’estate del 2021 a causa della pandemia, PromoHostess ha fornito Hostess e Steward  per Qatar Airways e per lo stand di Hisense. Due giganteschi stand allestiti in Piazza del Popolo a Roma come Temporary Store di vendita ed intrattenimento dei prospect con device tecnologici, realtà virtuale e molte altre attività ludiche, ovviamente a tema sportivo e calcistico.
PromoHostess è presente anche in occasione di grandi eventi sportivi anche fuori dagli stadi (per distribuzione campioni omaggio, recupero contatti Lead, distribuzione sample di prodotto, gadget ecc.).
Le responsabilitĂ delle Hostess, Steward e Promoter
E’ importante evidenziare che le responsabilità esatte delle Hostess, Steward e Promoter all’interno dei grandi eventi, possono variare a seconda dell’evento specifico e delle esigenze dell’azienda cliente. Possono essere richieste competenze di comunicazione oltre a una buona conoscenza dei prodotti nel caso degli Eventi Promozionali.
Ma come riusciamo a scegliere le persone giuste in base all’evento specifico e alle esigenze delle aziende clienti?
Durante il processo di selezione, i nostri Account di selezione e formazione delle risorse umane, valutano le competenze richieste dal progetto seguendo uno specifico iter. E successivamente alla fase di scouting, l’iter è descritto dai nostri protocolli di formazione di Hostess e Promoter.
Come ad esempio la capacitĂ di comunicazione, la conoscenza di determinati settori o prodotti, la capacitĂ di gestire situazioni potenzialmente complesse o stressanti.
L’obiettivo che ci prefissiamo è quello di fornire personale qualificato che possa essere un servizio serio e profittevole per i nostri clienti.
Supporto concreto, esperto e professionale nel caso di servizi di accoglienza con Hostess per eventi MICE come convention, open day, fiere e congressi.
In modo analogo per un servizio di Promoter, che deve anche essere profittevole in termini di marketing per il nostro cliente.
Disponiamo di un database di personale qualificato, operativo in tutta Italia. Da Aosta a Lampedusa, senza confini. Selezione rapida per i profili di cui ha bisogno il nostro cliente.
In questo modo, siamo in grado di garantire personale professionale, ben preparato e adatto al ruolo assegnato alle aziende clienti. Il tutto, al fine del successo complessivo dell’evento stesso.
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