Le richieste di occupazione suolo pubblico con Promoter per volantinaggio e Street Marketing  

Le attività di street marketing che svolge un’agenzia di promoter permettono al brand di uscire dagli scaffali e di atterrare direttamente nelle mani dei consumatori attraverso l’impiego di Hostess e Promoter. Questo, significa andare incontro al proprio target di riferimento e sorprenderlo facendosi trovare dove abitualmente lo stesso consumatore non è abituato ad incontrare il brand.

Inoltre la visibilità che portano questo tipo di servizi è molto alta. Basti pensare che durante tutto il giorno migliaia di persone sono sollecitate, cosi come la loro attenzione, a ricordarsi del brand, del prodotto, oppure del servizio.

E questo non accade solamente nello street marketing.

Dinanzi agli scaffali, tutti noi ci soffermiamo pochi istanti al cospetto dello stesso prodotto, offerto da più aziende diverse tra loro. Nel caso di attività con Promoter l’utente è sollecitato su un solo brand grazie all’ingaggio promozionale. E questo si ripete ogni giorno con migliaia di consumatori che ricevono il flyer dalle Promoter, oppure vengono invitati a visitare uno stand allestito in una piazza.

Diviene così importante essere organizzati per poter gestire le documentazioni necessarie alle richieste per Promoter durante un’attività di volantinaggio, sapere come si preparano le varie planimetrie e relazioni tecniche, conoscere i tempi e le zone interdette, cosi come tutte gli accessi alle piazze.

Strutturare dei progetti in modalità outdoor non è facile ed immediato specialmente per le aziende che non sono abituate ed organizzate per farlo.

Nel caso si voglia allestire uno stand nelle piazze è infatti necessario richiedere l’Occupazione di Suolo Pubblico (OSP) al Comune; così come per la distribuzione di volantini o la distribuzione di gadget e campioni omaggio.

L’agenzia di Hostess, se in possesso del know-how necessario, può fungere da braccio operativo e gestire interamente tutto il processo di richiesta delle autorizzazioni.

Occupazione Suolo Pubblico, volantinaggio e Sampling

Ottenere l’Occupazione del Suolo Pubblico significa avere a disposizione dal Comune una certa area pubblica ben delimitata. Questo spazio è generalmente concordato con gli uffici comunali preposti a fronte del pagamento di più e diversi canoni.

Come detto, oltre a dover seguire uno specifico iter di richiesta, è necessario presentare tutta la  documentazione a supporto dell’istanza (planimetrie, relazioni tecniche degli stand e molto altro).

PromoHostess cura tutti gli aspetti a quattro mani; prepariamo e presentiamo le documentazioni, facendo in modo che queste siano corrette e consone alle richieste del singolo ufficio comunale.

Non meno complesso e lento è l’iter necessario per preparare la documentazione dei Volantinaggi . Anche in questo caso PromoHostess offre un servizio “chiavi in mano”.

E’ necessario dichiarare l’elenco di vie/zone ove si intende operare. Il match tra le zone che si vuole coprire, la quantità di persone che prevediamo di impiegare ed il numero dei giorni di attività.

Sarà il comune a validare o meno l’istanza presentata.

Purtroppo gli elenchi comunali delle zone interdette al Volantinaggio – cosi come le modalità di richiesta – cambiano frequentemente ed il rischio è quello di vedersi bocciare l’istanza senza nessuna reale motivazione.

Per ovviare a questo, PromoHostess offre ai propri clienti un database di sintesi di tutte le documentazioni: dalle zone interdette, alle tempistiche e i costi per i principali capoluoghi di provincia italiani. Questo database viene costantemente aggiornato dai nostri Account progetto dopo progetto.

Oltre a queste informazioni mettiamo a sistema anche dei “tricks”, sviluppati semplicemente grazie all’esperienza, che sono molto utili per ricevere le autorizzazioni di Volantinaggio e Occupazione Suolo Pubblico.

Richiedere quotidianamente queste autorizzazioni ha permesso a PromoHostess di farsi conoscere da molti uffici comunali in Italia.

Svolgere queste procedure tutti i giorni ci ha consentito, negli anni, di poter garantire il risultato richiesto dai nostri clienti… oltre a semplificare il nostro lavoro. Sappiamo già come muoverci e dove mettere le mani.

Tempi biblici all’ufficio comunale!

Purtroppo la complessità di queste richieste si va a sommare alle innumerevoli variazioni riportate nelle ordinanze comunali che cambiano in media anche ogni 3 mesi.

E’ molto importante conoscere il come presentare le domande; questo per far in modo che non siano respinte. Sembra tutto molto facile, ma non lo è affatto!

Per ovviare a queste difficoltà abbiamo in nostro supporto un database strutturato contenente le procedure e ciò nonostante occorre molto tempo per fare recall di sollecito ai comuni.

Inoltre alcune volte, si è obbligati a doversi recare personalmente all’ufficio competente – su richiesta del comune – per effettuare verifiche o sopralluoghi in loco.

In questi casi ci supportano i nostri incaricati con esperienza di Team Leader e Supervisor in tutta Italia.

Le lunghe tempistiche per presentare un’istanza

I tempi generalmente variano in funzione della grandezza della città: per ricevere il benestare a procedere si è costretti ad attendere poche ore ma anche fino a 90 giorni. Purtroppo spesso, la risposta del comune, viene comunicata solo alcuni giorni prima dell’attività rischiando di mettere in crisi l’organizzazione e la logistica dell’evento.

Per ovviare a questo, in virtù di rapporti consolidati, PromoHostess riesce ad avere feedback informali da parte dei comuni in soli pochi giorni.

Per bypassare questi lunghi tempi alcune agenzie preferiscono non richiedere i permessi (soprattutto per il Volantinaggio) mettendo i clienti in una situazione di rischio e di co-responsabilità.

Fare Volantinaggio senza le formali autorizzazioni può sembrare poco rischioso ma in realtà il danno è sempre e comunque superiore al tempo da dedicare alla compilazione dei documenti, cosi come ai costi da sostenere.

Per chi effettua l’attività senza i permessi, oltre alle sanzioni amministrative (minimo 400 Euro), è prevista l’interruzione dell’attività gettando così “al vento tutto il materiale come volantini, gadget e campioni prodotti.

Ma oltre al danno la beffa maggiore è un’altra: l’immagine del Brand che in qualche modo può essere così “scalfita”. Per questo PromoHostess svolge le attività solo e soltanto richiedendo le autorizzazioni ai comuni.

Anche per i comuni nei quali non è richiesto il pagamento del canone è obbligatorio effettuare la richiesta e/o dichiarazione di attività. Queste iniziative sono intese come pubblicitarie e, che sia condivisibile o meno, soggette a regolamenti e relativi costi. Difficilmente si può passare inosservati con un’attività di Occupazione Suolo Pubblico (temporary shop, stand, gonfiabili, gazebi, trucks, ecc). Contrariamente si può pensare che il Volantinaggio non dia nell’occhio ma non è così; anche perché effettuiamo questa tipologia di attività proprio per dare visibilità al prodotto. Ma anche al servizio, posizionando i nostri Promoter nei punti più strategici delle città.

Pertanto è improbabile che un vigile urbano non veda i nostri Team Leader e Promoter; per questo è importante avere sempre le autorizzazioni formali.

A prescindere dal fatto che si tratti di autorizzazioni obbligatorie, il nostro consiglio, è quello di attenersi sempre e comunque ai regolamenti. In questo PromoHostess, essendo un’agenzia strutturata con il necessario know-how può supportare il Brand committente al meglio.

Se vuoi effettuare le tue attività di Volantinaggio ed Occupazione Suolo pubblico per promuovere i tuoi prodotti, senza dover sprecare tempo in lunghe attese all’ufficio comunale, contattaci subito!

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