La Guerrilla e Promoter per Volantinaggio: normative

Le pratiche amministrative per il servizio di richiesta e gestione pratiche per i Promoter che effettuano volantinaggio è la procedura per richiedere il permesso e/o dichiarare l’attività di distribuzione volantini  e materiali promozionali sul suolo pubblico. Questi permessi sono richiesti e obbligatori in base ai regolamenti comunali; quest’ultimi variano da comune a comune e l’iter da seguire può essere molto lungo e complesso.

In questi – rari – casi è possibile effettuare l’attività con iter abbastanza semplici se si è già effettuato, in passato, una richiesta del genere.

Contrariamente nella grande maggioranza dei comuni italiani, è necessario procedere con:

• una richiesta di autorizzazione oppure una dichiarazione
• inviare una documentazione e/o email con alcune informazioni
• è necessario pare un importo

Prima di addentrarci nei dettagli e casi specifici si ricorda che queste pratiche amministrative sono necessarie per la distribuzione (in primis di volantini c.d. “flyer”) di materiali promozionali sul suolo pubblico. Pertanto se un’attività viene effettuata all’interno di un negozio (store) non è necessario eseguire questa procedura di richiesta/dichiarazione di volantinaggio se le Hostess e Promoter non escono dal negozio. Sono necessarie queste autorizzazioni solo se lo Staff impiegato nell’attività effettua la stessa sul suolo pubblico.

Pertanto non rientrano in questo tipo di necessità le attività di distribuzione di materiale promozionale in un parcheggio di un centro commerciale. Allo stesso modo se l’attività viene effettuata all’interno di una location (privata, su suolo privato-proprietà-privata) in cortili ecc.

Escludendo alcuni regolamenti di specifici comuni è consigliabile effettuare la richiesta/dichiarazione non solo per la distribuzione di volantini ma anche per altri materiali promozionali:

• campioni di prodotto omaggio
• gadget
• raccolta Lead (anche se non si distribuiscono volantini e/o gadget e/o omaggi)
• attività di Guerrilla Marketing con Promoter che hanno abbigliamento personalizzato e/o materiali promozionali come cartelli, banner, paline, schermi, zaini con schermi ecc.

Dunque per qualsiasi attività promozionale che viene svolta con Promoter sul suolo pubblico di tutti i comuni d’Italia è necessario effettuare queste verifiche anche se non si effettua volantinaggio:

• verificare se il comune ha interdetto questo tipo di attività
• verificare se il comune ha una procedura di richiesta
• contrariamente, se il comune ha una procedura di dichiarazione
• verificare se per il comune in oggetto l’attività si può svolgere senza nessuna comunicazione

Questo, anche se nel progetto il singolo volantino non è presente e magari si distribuiscono gadget e/o si effettua soltanto l’attività con Promoter per il recupero Lead senza la distribuzione di nessun supporto promozionale.

Richiesta e Dichiarazione: due diverse procedure per i Promoter che effettuano Volantinaggio

Come sopra indicato si evidenzia una sostanziale differenza tra questi due termini che descrivere il “taglio” che assume la singola procedura per permettere agli incaricati Promoter di effettuare volantinaggio e distribuzione di materiale promozionale (anche campioni di prodotto, buoni sconto ecc.) sul suolo pubblico:

• richiesta: quando il richiedente (l’agenzia Promoter) esegue una procedura di domanda per richiedere l’autorizzazione a svolgere l’attività. Pertanto, a prescindere dall’iter, dalla necessità di pagare le imposte comunali e tutto il resto, è necessario attendere un benestare dall’ufficio comunale preposto. Dunque è il comune che “decide” se e quando autorizzare i Promoter per il volantinaggio.
• dichiarazione: quando il soggetto “richiedente” esegue la procedura, che non è – appunto – una “domanda”, di semplice dichiarazione; ovvero di una comunicazione che informa il comune che sarà effettuata attività con volantinaggio con Promoter.

In questo caso non è necessario attendere nessuna risposta e/o presa visione e/o autorizzazione a procedere ecc. ma è sufficiente informare il comune, seguendo comunque l’iter, compilando i modelli del comune, pagando le imposte ecc. che verrà svolta l’attività.

Facilmente si evince che tra le due modalità, richiesta o dichiarazione, c’è una sostanziale differenza in termini di forma che incidono drasticamente sulla tempistica di lavorazione della procedura: la dichiarazione, essendo una comunicazione “unilaterale” è tecnicamente più semplice da eseguire, pertanto molto più veloce.

Le procedure per le pratiche amministrative di volantinaggio hanno come destinatario l’ufficio comunale competente. Ma in alcuni casi la stessa amministrazione comunale può aver delegato altri uffici comunali e/o altri enti alla gestione delle richieste e/o dichiarazioni. Tra questi enti possiamo includere:

• Polizia Municipale
• Società “private” (come ad esempio ICA S.r.l., Abaco S.p.A. che sono generalmente partecipate dai comuni)
• uno o entrambi di questa tipologia di enti oltre allo stesso ufficio comunale.

In alcuni casi il Comune resta il referente che gestisce la pratica ma indica di rivolgersi alla Società Privata (vedi sopra) per quanto concerne il pagamento.

Pertanto sarà il Comune a gestire la richiesta e/o dichiarazione ma sarà necessario lavorare “in copia” e rivolgersi ad altro ente per effettuare il pagamento delle imposte e canoni.

In altri casi lo stesso Comune delega completamente la gestione della pratica (richiesta/dichiarazione) ad un ente terzo, completamente: questo può essere una Società Privata e/o la Polizia Municipale.

Ulteriormente, in altri casi, il Comune può aver “delegato” tutti gli aspetti di gestione pratica e/o pagamenti unicamente all’ufficio di Polizia Municipale.

I casi possono essere più o meno “infiniti” ma in realtà, confidando sul know-how ed esperienza decennale di PromoHostess, le macro casistiche sono queste sopra indicate.

PromoHostess in 206 località. L’agenzia Promoter in tutta Italia

Risulta essenziale per una corretta e rapida gestione di tutte le esigenze, disporre di un vasto database con tutte le procedure, tempistiche, costi e procedure come dispone PromoHostess. Al momento sono più di 206 le località/comuni nei quali abbiamo già effettuato attività di volantinaggio con Promoter, raccolta Lead, distribuzione gadget ecc. ma anche campioni di prodotto.

Per tutti questi comuni possiamo fornire budget e modalità di fattibilità (in primis la tempistica necessaria) a tutti i nostri clienti. Con una semplice e rapida verifica possiamo rispondere alle vostre esigenza indicando subito:

• se è possibile effettuare l’attività di volantinaggio con Promoter per distribuzione gadget, sample prodotto o raccolta Lead
• il tempo necessario per eseguire l’iter procedurale
• i costi necessari da sostenere per pagare i relativi canoni, imposte, diritti istruttori ecc. fino alla singola marca da bollo da 16 Euro

Inoltre PromoHostess dispone di tutte le modulistiche ufficiali dei comuni già pre-compilate. Avendo effettuato migliaia di volantinaggi in tutta Italia, molti dei quali delle località e comuni più “gettonati” dai brand per le loro attività di Field & Trade Marketing, i comuni ci conoscono, sanno che eseguiamo tutte le procedure in modo corretto, che i moduli e modelli che inviamo sono precisi e redatti a regola d’arte.

Questo è un reale plus soprattutto per voi Project Manager!

I responsabili dei comuni, quando vendono il logo PromoHostess sulla carta intestata e sui loro modelli, smarcano l’autorizzazione in pochi minuti. Sanno che non facciamo i “furbi” e che la nostra documentazione è corretta e possono evadere la loro pratica in pochi minuti.

Tutto questo know-how è messo a sistema nel nostro database: al momento disponiamo di modalità, costi e procedure di 206 comuni italiani; da considerare che i capoluoghi di provincia sono circa 110; tralasciando quelli che sono di minor interesse per le grandi aziende nostre clienti, significa che nel nostro database ci sono praticamente tutte le informazioni per effettuare volantinaggio con Promoter in tutti i capoluoghi di provincia d’Italia più un centinaio di altre località di minori dimensioni ma di grande interesse come:

• Sanremo
• San Felice Circeo
• Forte dei Marmi
• Vieste
• Porto Cervo
• Jesi
• Varazze
• Lignano Sabbiadoro
• Augusta
• San Vito Lo Capo
• Vico Equense
• Madonna di Campiglio
• Cortina D’Ampezzo
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